7. Создание форм

7.1. Обзор форм

Формы являются основным средством организации интерфейса пользователя в приложениях Microsoft Access. Формы служат для ввода данных в таблицы, модификации и отображения результатов запросов к базе данных, на рис. 7.1 показано окно связей между таблицами БД. Access позволяет создавать формы тремя способами:

• В режиме Автоформы;
• С помощью Мастера форм;
• С помощью Конструктора форм.

Любая форма состоит из заголовка, области данных и примечаний. По структуре формы делятся на следующие виды:

• Ленточные формы – в таких формах выводятся записи одна за другой, как в таблице. Ленточные формы удобно применять, когда отображают данные запроса или таблицы, содержащие небольшое количество полей.
• Многостраничные формы – применяются в тех случаях, когда исходная таблица содержит большое количество полей, последовательность вывода которых можно определить в виде блоков, и расположить их на нескольких страницах. Особенностью создания таких форм является то, что каждый блок информации, сосредоточенный на отдельной странице, имеет один и тот же заголовок, а примечания в таких формах отсутствует.
• Подчиненные формы – принцип их построения аналогичен созданию вложенных таблиц, что позволяет в одной форме просматривать информацию одновременно из нескольких таблиц.
• Всплывающие формы – позволяют сформировать набор полей, которые необходимы пользователю для просмотра и анализа информации, а часть полей таблицы скрываются в виде отдельной подформы, которая не видна, но при необходимости «всплывает» по желанию пользователя, что позволяет получить дополнительную информацию.
• Модальные формы – формы, которые требуют от пользователя выполнить определенные действия, прежде чем воспользоваться данными в основной форме. Принцип работы модальной формы заключается в том, что пользователь не может активизировать любое поле главной формы, пока не выполнит действия в модальной форме.

Рис. 7.1

7.2. Создание форм в режиме Мастер

Создание форм с помощью Мастера, в сравнении с использованием Автоформы, имеет ряд преимуществ:

• Позволяет включать в форму произвольный набор полей из различных таблиц и запросов базы данных.
• Обеспечивает возможность отображения на экране основных и подчиненных форм, по образцу вложенной формы или по отдельности, но с учетом связей между таблицами.

7.2.1. Создание простой формы

Задача 1. Создать выходную форму для отображения таблицы, полученной в запросе «Полная зарплата».

Для решения поставленной задачи выполнить следующее:

1. В окне Новая форма в качестве способа создания формы выбрать Мастер форм.

Рис. 7.2

 

2. Выделить наименование таблицы  или запроса из раскрывающегося списка источников, как это показано на рис. 7.2 и перейти к следующему шагу.
3. Перенести в правое окно только те поля таблицы, которые интересуют пользователя, пример показан на рис. 7.3.
4. Далее следует выбрать вид представления формы, например, - в один столбец, сделав пометку в окне, как это показано на рис. 7.4.
5. В следующем окне «Создание форм», необходимо выбрать из списка стиль оформаления страницы, после чего нажать на кнопку «Далее».
6. В конечном окне следует ввести имя новой формы, например, «Форма с зарплатой сотрудников» и нажать на кнопку «Готово». Система сохранит эту форму и одновременно ее раскроет для предварительного просмотра (форма представлена на рис. 7.5).

Примечание: запрос на отбор сотрудников для вычисления их полной зарплаты формировался с условием. Необходимо было учесть только зарплаты инженеров. Если в запросе о зарплате в режиме Конструктор снять условие, то в разработанной форме будет отображен полный список сотрудников фирмы и их суммарная зарплата (оклад по должности плюс надбавка за стаж).

Рис. 7.3

Рис. 7.4

Рис. 7.5

 

 

7.2.2. Создание вложенных форм

Процесс создания вложенных форм, выполняется в той же последовательности, как это описанно выше в разделе 7.2.1, но при выполнении пункта 2 раздела, не надо выбирать источник данных, а сразу перейти к пункту 3, в котором следует выбирать связанные таблицы и поля.

 

Задача 2. Создать выходную форму для отображения главной и подчиненной таблицы, которые содержат сведения о льготах для сотрудников фирмы.

Для решения поставленной задачи с использованием Мастера, необходимо выполнить следующее:

1. В окне Новая форма в качестве способа создания формы выбрать Мастер форм.
2. Последовательно открыть имена таблиц Льготы на фирме и Распределение льгот в окне «Создание форм», перенести в правое окно наименование полей, которые понадобятся для отображения в форме, например, как это показано на рис. 7.6.

Рис. 7.6

 

3. В новом окне выбрать вид представления данных, для чего сделать пометку в поле «Связные формы», в этом случае в окне будет показано, что от одной формы к другой будет переход, как это показано на рис. 7.7. Нажать на кнопку «Далее».
4. Выбрать требуемый стиль оформления.
5. Задать имена формам при их сохранении, например, «Список льгот на фирме-главная» и «Распределение льгот-подчиненная». Подчиненная форма показана на рис. 7.9
6. Завершить работу с Мастером. В результате будет открыта форма, которая представлена на рис. 7.8. У этой формы появится кнопка с надписью , при нажатии на кнопку, будет открыта подчиненная таблица, которую сохранили под именем «Распределение льгот-подчиненная». Обратите внимание на то, что при прокручивании записей в главной форме, в подчиненной форме будут изменяться записи автоматически. Кроме того, каждую форму можно просматривать самостоятельно.

Примечание: если надпись на кнопке не устраивает разработчика, то ее можно заменить на другую. Для этого следует открыть форму «Список льгот на фирме-главная» в режиме Конструктор, а затем в свойствах изменить надпись на кнопке (подробнее об этом будет сказано в следующем разделе).

Рис. 7.7

Рис. 7.8

Рис. 7.9

 

Вопросы для самоконтроля

1.       Для чего разрабатывают формы в базе данных Access?

2.       Какие существуют режимы создания форм?

3.       Каков порядок создания форм в режиме Мастер?

4.       Как организовать создание вложенных форм?

5.       В каком режиме следует менять параметры свойств форм?

Задания для самостоятельной работы

·        Создайту форму для отображения данных в режиме Автоформа. Базовым элементом является таблица запроса «Выслуга лет перекрестный», вид формы – ленточный.

·        Создайте форму для представления данных из двух таблиц в режиме Мастер. Для главной формы используйте форму  «Должности на фирме», из которой следует выбрать поле: Должность, В качестве подчиненной форму сотрудники, из которй выбрать поля: Фамилия, Год рождения.