Вычисление общих и промежуточных итогов

Подведение общих и промежуточных итогов в таблицах Excel – очень удобное средство для автоматизации работы пользователя. Одним из условий применения этого средства является – то, что таблица должна быть организована в виде базы данных или списков. Вторым условием эффективной работы со списками является то, что все записи с одинаковыми полями должны попасть в одну группу. Т.е. целесообразно предварительно провести сортировку списков по заданному параметру.

Предположим, в распоряжении исследователя находится список жителей района (рис. 1), который довольно обширен.

 

Рис. 1.

 

            Необходимо подсчитать количество женщин и мужчин, которые участвуют в работе общественных организаций, имеющие различное образование. Следует напомнить, что при использовании фильтра, будут получены группы записей по заданным параметрам отбора, но при этом количество записей придется подсчитывать вручную. Для решения поставленной задачи воспользуемся возможностями Excel по подведению промежуточных итогов.

·           Скопируем таблицу на новый лист с именем Итоги.

·           Отсортируем по параметрам «Образование», «Участие в работе общественных организаций».

·           Проведем операцию подведения итогов. Для Excel 2003 необходимо выделить одну из ячеек таблицы, выбрать в строке Меню-Данные-Итоги. Для Excel 2007 на ленте выбрать закладку Данные-Промежуточные итоги. В результате появится диалоговое окно, представленное на рис. 2.

Рис. 2.

 

·           В окне Промежуточные итоги в окне: При каждом изменении в: - установить условие отбора данных (в примере – Образование).

·           В окне Операция установить – Количество.

·           В окне: Добавить итоги по: следует пометить Пол и Участие в общественных организациях.

·           Пометка Итоги под данными может быть снята, тогда итоги будут отображаться над данными.

В результате внешний вид таблицы изменится, справа появятся символы для отображения структуры. На рис. 3 структура второго уровня свернута, что позволяет увидеть окончательный результат. На основе таблицы с итоговыми данными удобно построить диаграмму (Посмотрите пример).

 

Рис. 3.

 

            Задание. Постройте таблицу с числовыми данными, которые характеризуют продажи однотипных товаров различными магазинами. Найдите произведение количества проданных товаров, в зависимости от их стоимости. Проведите исследования по итогам проданных товаров и максимального дохода, полученного от реализации товаров.

 

Вопросы для самопроверки

1.        Чем отличаются возможности Excel при использовании функции Промежуточные итоги от выполнения вычислений в таблице с помощью встраивания условий и других функций?

2.        Как заполнить окно: Промежуточные итоги, когда имеется таблица с данными?

3.        Как можно увидеть отдельные группировки промежуточных итогов?

4.        Какие правила целесообразно соблюдать при построении итогов?