Тема 5. Автоматизация работы пользователя при вводе данных в таблицы

Цель изучения темы: научиться использовать Построитель выражений для задания условия контроля вводимых данных в поля таблицы, освоить работу мастера построения масок ввода, изучить технологию использования Мастера подстановок при заполнении полей таблицы.

 

5.1            Использование построителя выражений для контроля вводимых данных в таблицы

1.        Откройте таблицу «Личные сведения» в режиме конструктора, добавьте новое поле «Год рождения». Щёлкните правой кнопкой мыши около поля  «Фотография», выберите строку с командой .

2.        Для поля «Год рождения» установите тип поля – Числовой, а в свойствах поля установите – Целое.

3.         В строке с наименованием «Условие на значение» (в свойствах поля) щёлкните по значку  для открытия построителя выражений (Рис. 43 на перднем плане построитель выражений с введённым условием).

Рис. 43. Установка условия проверки содержимого поля «Год рождения»

 

4.        Введите условие для проверки содержимого поля «Год рождения», как показано на рисунке 43 (), где в квадратных скобках указывается имя поля, а затем условие, которое должно выполняться.

5.        Закройте построитель выражений кнопкой «ОК», сохраните таблицу.

Откройте таблицу «Личные сведения», начните заполнять данными в поле «Год рождения». Обратите внимание, если будет нарушено условие, например, введено число <=1994, то при переходе к следующей записи, появится сообщение, как показано на рисунке 44.

Рис. 44. Сообщение об ошибке, в случае нарушения условия

 

Вопросы для самоконтроля

1.        Как открыть построитель выражений в режиме конструирования полей таблицы?

2.        Какие функции можно использовать в построителе выражений?

3.        Как будет реагировать система, в случае ввода в таблицу данных, которые не соответствуют выбранному условию?

 

5.2.    Создание маски ввода для контроля данных

Маска позволяет при вводе информации показывать в поле готовый шаблон, в который заносятся данные. Как правило, маски ввода используются в текстовых, числовых, денежных полях и полях типа Дата/время. Например, необходимо контролировать правильность ввода телефонных номеров. Для создания маски ввода, необходимо выполнить:

1.        Открыть таблицу «Личные сведения» в режиме конструктор, выделить поле с именем «Телефон», установить длину поля, например, 25 символов (больше не потребуется).

2.        В свойствах поля (Общие) в строке «Маска ввода» раскройте список шаблонов символом справа , после чего система обязательно даст сообщение (Рис. 45), в котором следует выбрать кнопку с именем «Да». После чего будет открыто окно с наименованием «Создание масок ввода» (Рис. 46).

Рис. 45. Подготовка системы к использованию шаблонов маски ввода

Рис. 46. Начальное состояние окна «Создание масок ввода»

 

3.                  Окно с наименованием «Создание масок ввода» (Рис. 46) содержит несколько кнопок. Обратите внимание, что в этом окне уже имеются шаблоны с масками, которые можно также выбирать, а затем в них вводить исправления и добавления. В окне «Создание масок ввода» нажмите на кнопку . В появившемся окне заполните текстовые окна, как показано на рисунке 47. В окно – Описание введите название создаваемой маски ввода. В окно – Маска ввода необходимо ввести параметры, по которым будут вводиться данные в таблице. В двойных кавычках указано «Код города» - это подсказка, которая будет появляться в текстовом окне таблицы в поле «Телефон». Цифры 99 обозначают, что можно (но не обязательно) ввести любые цифры, кроме других символов, а круглые скобки будут появляться в поле. Знак дефис (тире) является символом, используется в качестве разделения блоков цифр. Ноль в шаблоне обозначает, что вводить требуется в обязательном порядке любые цифры (от 0 до 9).

Рис. 47. Окно для настройки маски ввода при её создании вручную

 

На рисунке 48 представлено окно «Создание масок ввода», в котором появляется название, созданной маски. Можете выделить созданную маску ввода, а затем проверить, как она работает, введя окно с именем «Проба» номер телефона. Если вас не удовлетворит результат, то щёлкните по кнопке , и повторите операцию создания маски ввода. В том случае, если тест прошёл удачно, то нажмите на кнопку . Обратите внимание, что при создании маски вручную (Рис. 47) есть некоторые отличия при подготовке маски от того, как она будет отображаться в таблице.

Рис. 48. Отображение созданной маски ввода библиотеке шаблонов

 

На следующем шаге (Рис. 49) система позволяет изменить маску ввода, например, можно выбрать другой символ заполнителя (по умолчанию устанавливается знак заполнителя  _  подчёркивание).

Рис. 49. Диалоговое окно для изменения маски ввода

 

Следующим шагом создания маски ввода, является вид хранения данных в таблице. Нажав на кнопку , вы увидите диалоговое окно, которое показано на рисунке 50.

Рис. 50. Диалоговое окно для выбора варианта хранения данных

 

В следующем окне, система даст подтверждение о завершении подготовки маски ввода в виде сообщения: , нажмите на кнопку , закройте режим конструктора, и приступайте к заполнению данными в поле «Телефон» (Рис. 51).

Рис. 51. Заполнение поля «Телефон»

 

Обратите внимание, что в режиме конструктора для поля «Телефон» в окне «Свойства поля», будет отражена маска ввода: , вы можете внести некоторые исправления непосредственно в это окно. При установке курсора в незаполненное поле «Телефон» потребуется либо щёлкнуть указателем мыши по пустой ячейке, чтобы увидеть маску ввода, либо нажать на клавишу – Пробел.

 

Вопросы для самоконтроля

1.        В каких случаях удобно использовать маски ввода?

2.        Что надо сделать, чтобы выбрать готовый шаблон маски ввода?

3.        С чего следует начать при создании маски ввода «с нуля»?

4.        Как осуществить внесение исправлений в маску ввода, которую выбрали для определённого поля?

 

5.3.    Создание списка с множественным значением данных

В реальной жизни приходится сталкиваться со случаями, когда у одной записи появляется поле, содержащее несколько однотипных данных. Поэтому, при построении реляционной базы данных создают несколько повторяющихся записей в таблице, например, для учащегося, который сдавал экзамены по математике, физике и ряду других дисциплин, придётся создать строки с одинаковыми фамилиями, а полям задать название дисциплины, оценка, дата сдачи и т.п., получается очень громоздко. Можно создать отдельные таблицы по каждой дисциплине, но при этом опять в каждой таблице должна появляться одна и та же фамилия. А как сделать так, чтобы в одном поле таблицы увидеть сразу несколько перечислений данных? Решение такой задачи осуществляется вводом в таблицу поля с повторяющимися записями.

Предположим, в отделе кадров ведут учёт индивидуальных надбавок сотрудникам организации. Каждая надбавка назначается в разное время, а бухгалтерия на основе приказа должна учитывать эти надбавки при выдаче заработной платы. Допустим, что каждая надбавка выражается коэффициентом от основной ставки сотрудника. Хотелось бы такие данные для сотрудника отображать в одном поле. Решение такой задачи осуществляется с помощью мастера подстановок, попробуем это увидеть на конкретном примере, выполнив несколько шагов.

Шаг 1. Создание таблицы.

Создайте новую таблицу в MS Excel, назовите её, например, «Доплаты», которая показана ниже, сохраните таблицу в виде отдельного файла - Доплаты.xlsx.

Таблица 2. Наименования доплат в организации

            Шаг 2. Подсоединение таблицы к базе данных.

В базе данных активизируйте вкладку «Внешние данные», выберите , заполните окно «Внешние данные» (Рис. 52)

Рис. 52. Импорт внешней таблицы в базу данных

 

Обратите внимание, что выполнение операций на шаге 2, осуществляется аналогично, как это выполнялось в разделе 3.3. Ключ в таблице не устанавливать, сохранить в базе данных новую таблицу можно, например, под именем .

Шаг 3. Создание нового поля в таблице.

Откройте таблицу «Личные данные» в режиме Таблица. Выберите команду «Новое поле», для этого на Вкладке «Режим таблицы» активизируйте ярлык «Поля», на котором щёлкните по иконке  (Другие поля). В раскрывшемся списке выберите команду . Будет открыто диалоговое окно «Создание подстановки». Выберите пометку , и нажмите на кнопку . В следующем окне выберите из списка строку: , нажмите на кнопку .

В следующем окне (Рис. 53) перенесите из левого окна в правое окно поля «Вид доплаты» и «Коэффициент доплаты» (выделите имя поля и нажмите на кнопку ).

Рис. 54. Выбор имени поля подстановки

 

В открывшемся диалоговом окне, можете выбрать порядок сортировки для данных в поле (не обязательно), и нажмите на кнопку .

 

В следующем диалоговом окне (Рис. 55) выполните действия по созданию ширины столбцов, нажмите на кнопку .

Рис. 55. Подготовка поля для встраивания в таблицу «Личные сведения»

 

Обратите внимание, что при создании нового поля в подчинённой таблице будут отображаться только те данные, имя которых необходимо выбрать в окне, представленном на рисунке 56.

Рис. 56. Выбор вида данных, которые будут отображаться в подчинённой таблице базы

 

На следующем этапе, задайте подпись - наименование поля в таблице  (Рис. 57), сделайте пометку , и нажмите на кнопку , после чего в таблице «Личные сведения» появится новое поле «Доплаты».

Рис. 57. Заключительный шаг создания поля подстановки

 

            Шаг 4. Заполнение данными поля в таблице.

Заполните данными поле «Доплаты» в таблице «Личные сведения». Поле «Доплаты» будет содержать раскрывающийся список (Рис.58), в котором можно выбирать несколько вариантов доплат для конкретного сотрудника, делая пометку в элементе (флажок), например, как показано на рисунке 58.

Рис. 58. Раскрывающийся список в таблице «Личные сведения»» с данными из поля «Вид доплаты» таблицы «Доплаты»

 

Пример отображения данных, имеющих множественное значение в таблице «Личные сведения», показан на рисунке 59. В дальнейшем будет показано, как можно использовать такие данные при создании запросов к базе данных и проводить вычисления.

Рис. 59. Пример отображения данных, имеющих множественное значение

 

Вопросы для самоконтроля

1.        В каких случаях удобно использовать уже готовые данные в других таблицах базы данных?

2.        Как выбрать необходимые данные для переноса в другую таблицу?

3.        Как будут отображаться в таблице данные, которые перенесены из другой таблицы?

4.        Что необходимо сделать, чтобы в новом поле таблицы отображалось множественное значение данных из таблицы источника?

5.        Каким образом можно добавить или изменить набор данных в списке, который получен методом создания подстановки?