3.
Автоматизация контроля вводимых полей
3.1. Внесение добавлений и
изменений в описание таблицы в режиме Конструктор
В том случае, если таблица
сохранена в БД под уникальным именем, ее всегда можно открыть для внесения
изменений в данные, для добавления полей, для изменения типа формата поля, для
изменения или добавления свойств полям таблицы. Для открытия любой таблицы в
режиме конструктора достаточно выделить имя таблицы и щелкнуть по кнопке 
.
3.2. Создание поля со
списком (работа с закладкой подстановка)
Откройте таблицу Сотрудники в режиме Конструктор.
В таблице присутствует поле с наименованием «Должность», которое будет задействовано при организации связей между таблицами БД, поэтому значения, хранящиеся в нем должны полностью совпадать (быть идентичными) со значениями таблицы Штатные должности. Для исключения ошибок, которые могут возникнуть при заполнении этого поля, его целесообразно преобразовать в специальное поле – Поле со списком. Т.е. при заполнении таблицы не понадобится вводить каждый раз название должности, которую занимает сотрудник, а выбирать необходимое значение из раскрывающегося списка (будет исключена вероятность орфографической ошибки).
Организация поля со списком состоит из следующих шагов:
- В разделе Свойства полей выбрать вкладку Подстановка;
- В позиции Тип элемента управления выбрать Поле со списком;
- Задать Тип источника строк – Таблица или Запрос;
- Указать Источник строк – из представленного списка таблиц БД.
На рис. 3.1 показано окно со свойствами для поля Должность в окне «Подстановка».
Рис. 3.1
После того, как будут заполнены необходимые строки в окне «Подстановка», следует закрыть таблицу в режиме Конструктор. Пополнять таблицу данными легко в режиме таблица, для чего следует дважды щелкнуть по наименованию таблицы Сотрудники. На рис. 3.2 показана строка таблицы Сотрудники, в которой при заполнении поля «Должность», наименование должности выбирают из раскрывающегося списка.
В качестве предупреждения следует отметить, что формат поля «Должность» в таблице Сотрудники должен совпадать с форматом аналогичного поля в таблице Штатные должности. Кроме того, если при формировании таблиц в свойствах отмечено поле как обязательное (не должно быть пустым), тогда при заполнении строк таблицы Сотрудники, необходимо вводить все поля.
Рис. 3.2
3.3. Обеспечение контроля
вводимых значений (работа с построителем выражений)
Предположим, что в поле Стаж работы необходимо вводить только определенные значения: «не имеет», «5», «10», «15» для осуществления контроля вводимых данных целесообразно воспользоваться построителем выражений. Выполнение такой работы осуществляется следующим образом:
- Открыть таблицу в режиме Конструктор, в данном примере рассматривается таблица Сотрудники.
- Выделить имя поля – Стаж работы.
- В окне Свойство поля (Общие) выбрать «Значение по умолчанию» - ввести в кавычках «не имеет».
- В окне Свойство поля (Общие) выбрать «Условие на значение» щелкнуть по
значку
, после
чего откроется диалоговое окно Построитель выражения, как показано на рис.
3.3. - В верхнее поле Построитель выражения предназначено для создания выражения, в него ввести выражение на условие (рис. 3.3). Значения вводятся в кавычках в том случае, если имя этого поля имеет формат Текстовый. Оператор Or (или) лучше вводить с панели инструментов. По окончании ввода условий нажать на кнопку OK.
Рис. 3.3.
- В окне Свойство поля (Общие) выбрать «Сообщение об ошибке» ввести текст сообщения, например, Стаж должен быть кратен 5.
В итоге вкладка (Общие) Свойства поля для поля Стаж работы будет выглядеть, как показано на рис. 3.4. Можно сохранить таблицу Сотрудники (дать ответ - Да)
Рис. 3.4.
Рис. 3.5
После сохранения таблицы Сотрудники в базе данных ее можно открыть для ввода данных в режиме таблицы. На рис. 3.5 отображена реакция системы при контроле ввода данных в поле «Стаж работы». Предположим, что в окно «Стаж работы» ввели значение равное – 3. После перехода к вводу следующего атрибута, система даст сообщение: «Стаж должен быть кратен 5», следовательно, необходимо внести исправления, а затем переходить к заполнению таблицы далее.
3.4. Создание маски ввода
В таблице Сотрудники используется поле с наименованием – Дата рождения, которой задан формат Дата/Время. Чтобы все дни рождения были введены в таблицу единообразно, создают маску ввода. Для ее создания следует выполнить следующее:
- Открыть таблицу Сотрудники в режиме Конструктор.
- Отметить в окне имя поля – Дата рождения.
- В разделе Свойства полей (Общие), щелкнуть по
строке Маска ввода, а затем по значку .
- В открывшемся окне Создание масок ввода – выбрать «Краткий формат даты», как показано на рис. 3.6. Нажать на кнопку «Далее» (Работа с кнопкой «Список» несколько другая, поэтому освоить этот режим можно с использованием справочной системы).
- Следующее окно для создания маски ввода позволяет протестировать то, что задумал разработчик, это окно показано на рис. 3.7.
Рис. 3.6
Рис. 3.7
· В последнем окне система дает сообщение о готовности маски ввода (список заполнителей и набора символов для создания масок приведены в справочной системе Access).
· Закрыть созданную таблицу, система даст сообщение, которое показано на рис. 3.8.
Рис. 3.8
Вопросы для самоконтроля
1. Какие вы изучили варианты автоматизации работы с данными в таблицах?
2. В каком режиме работы с таблицами осуществляются операции по автоматизации контроля вводимых данных?
3. В чем заключается метод подстановки при формировании списковых структур?
4. Как используют приложение Построитель выражений для задания условий при проверке данных?
5. Каков порядок создания Маски ввода при разработке таблицы?
6. Как проверить результаты создания системы контроля для полей таблицы?
Задания для самостоятельной работы
· Разработайте таблицу под наименованием «Распределение льгот», состоящую из полей «Фамилия сотрудника» и «Предоставленная льгота». Последнее поле должно вводиться в таблицу из списка наименований льгот на фирме.
· Для таблицы «Распределение льгот» введите контроль поля «Фамилия сотрудника», который заключается в том, что обязательно должны быть введены инициалы сотрудника.
