Практические занятия по дисциплинам:

ИНФОРМАТИКА и ИНФОРМАЦИОННЫЕ

ТЕХНОЛОГИИ В УПРАВЛЕНИИ

А.Н. Павлов

 

Тема 8. Подготовка и редактирование оглавления

Когда создают большие документы, содержащие несколько заголовков, подзаголовков или, как их ещё называют – заголовки следующего уровня, тогда необходимо создать оглавление в документе. При создании оглавления желательно придерживаться нескольких правил:

Ø  Подготовьте заранее документ для встраивания оглавления, введите разделение страниц на разделы.

Ø  Используйте встроенные стили заголовков Word или на их основе создавайте собственные стили.

Ø  Придумывайте ясные и короткие заголовки, которые отражают содержание раздела.

Ø  При пополнении документа новыми разделами и подразделами назначайте им стили оформления из списка существующих стилей.

Оглавление располагают либо в начале документа (после титульного листа), либо в конце документа. Существует несколько вариантов создания оглавления: самостоятельно; на основе коллекции шаблонов; вручную, соответственно возникает несколько вариантов задания стиля представления оглавления, поэтому, задания, которые необходимо выполнить не охватывают все возможные направления создания оглавления, а лишь помогают освоить пути создания оглавления.

Задание 1. Подготовить оглавление самостоятельно.

Цель выполнения задания – освоить последовательность действий по подготовке к созданию оглавления на основе собственных стилей заголовков.

• Открыть файл с отчётом.
• Перевести режим просмотра документа в режим – Структура. Эту операцию можно выполнить либо на вкладке – Вид нажать на пиктограмму с командой , либо щёлкнуть по значку – Структура, который находится в строке состояния документа (рис. 1).

Рис. 1. Пиктограммы в строке состояния документа для выбора режима просмотра

 

Обратите внимание, что в меню появилась на ленте вкладка – Структура, которая содержит группу – Работа со структурой (рис.2). Непосредственно содержимое документа теряет предварительную разметку страницы, которая отображалась в режиме – Разметка страницы. Каждый абзац обозначается символом, в том случае, если были расставлены в документы разрывы (разрыв раздела, разрыв страницы, разрыв абзаца), то они будут отображаться в виде пунктирных линий. На рисунке 2 представлен общий вид отображения документа в режиме структуры. Так как пользователь самостоятельно назначал стили заголовкам и текстовым фрагментам в документе, то его структура отображается в виде основного текста. Задачей разработчика оглавления является – создать собственную структуру документа. Т.е. необходимо выделить уровни для отдельных фрагментов текста, к которым относятся: заголовки, списки, абзацы, отдельные рисунки, объекты и т.д.

Рис. 2. Отображение документа в режиме Структура

 

• Выделить первый заголовок, а затем раскрыть список , в котором щёлкнуть по слову – Уровень 1.
• Перейти к следующему заголовку, назначить ему уровень 2. На рисунке 3 показано, как изменяется внешний вид документа в режиме – Структура, после того, как были расставлены уровни заголовков.

Рис. 3. Структура, состоящая из трёх уровней

 

Следует иметь в виду, что при работе со структурой документа допустимо проводить коррекцию формата абзацев и заголовков документа. Кроме того, можно отображать содержимое только одного уровня, что иногда является очень полезным. Например, когда возникают сомнения в правильности последовательности разделов документа, тогда можно целые блоки, относящиеся к определённому уровню, перемещать и менять местами. Попробуйте воспользоваться списком в окне  для отображения уровней документа, а также группой инструментов  для редактирования документа в целом.

• После завершения установки уровней для разделов документа, а также после окончания редактирования фрагментов документа, сохраните отчёт.
• Перейти в режим – Разметка страницы.
• Установить курсор на странице, с которой будет начинаться оглавление (лучше всего ввести новый раздел в документ в виде пустой страницы), наберите слово – СОДЕРЖАНИЕ, нажмите на клавишу Enter.
• Открыть вкладку – Ссылки и раскрыть список .
• Щёлкнуть по строке .
• В открывшемся окне (рис. 4), выбрать образец (печатного документа или веб-документа), щёлкнуть по кнопке .

Рис. 4. Диалоговое окно Оглавление для выбора образца и установки параметров

 

• Просмотрите, созданное оглавление, убедитесь, что из него можно переходить к необходимым разделам.
• Сохранить отчёт.

Задание 2. Провести коррекцию оглавления.

Цель выполнения задания – научиться вносить изменения в созданное оглавление, заменять стиль его представления, дополнять оглавление новыми фрагментами.

• Выделить оглавление мышью.
• Щёлкнуть правой кнопкой мыши, в контекстно-всплывающем меню выбрать – Абзац, заменить интервалы и установить другой межстрочный интервал.
• Повторить операцию с выделенным оглавлением, но уже заменить шрифт в заголовках второго уровня на – Курсив, 14pt.
• Добавить новый заголовок второго уровня в текст документа, в режиме – Структура документа установить новому заголовку – Уровень 2.
• Обновить оглавление, для чего в группе – Оглавление на вкладке – Ссылки, нажать на пиктограмму , в окне – Обновление оглавления выбрать пункт – обновить целиком (рис. 5).

Рис. 5. Варианты режима обновления оглавления

 

Обратите внимание, что предыдущее форматирование оглавления исчезнет, это говорит о том, что стиль представления оглавления, которое было создано самостоятельно, не задан,  следовательно, требуется научиться управлять стилем оглавления. Поступить необходимо следующим образом:

• Открыть диалоговое окно – Оглавление (на ленте найти , как это делали в задании 1).
• В окне – Оглавление нажать на кнопку , в появившемся окне – Стиль, заменить размер шрифта (в примере – 10pt), нажать на кнопку .
• В появившемся окне – Стиль (рис. 6), установить необходимые параметры для оглавления или его части, используя строку форматирование шрифта, а также кнопку формат для установки абзацных отступов и интервалов.

Рис. 6. Окно для изменения стиля в оглавлении

 

• Закрыть все окна, после чего появится окно с вопросом, которое представлено на рисунке 7, выберите кнопку «Да», после чего оглавление автоматически обновится, и вступят в действие параметры стиля, которые были сформированы.

Рис. 7. Диалоговое окно для принятия решения о замене внешнего вида оглавления

 

• Сохраните отчёт, убедитесь, что при добавлении нового заголовка, в оглавлении он будет появляться уже отформатированным, как все заголовки аналогичного уровня.

Обратите внимание, что рассмотренная технология создания оглавления и задания представления стилей, вполне пригодна для работы с отдельными уровнями заголовков оглавления. Например, автору захотелось отформатировать заголовки различных уровней так, чтобы они отличались друг от друга, как показано на рисунке 8.

Рис. 8. Созданный общий стиль для оглавления документа

 

Вопросы для самоконтроля

1. Чем помогает оглавление при работе с большим документом?
2. Какие шаги необходимо выполнить прежде, чем начинать создавать оглавление?
3. Как изменить уровень в документе целому абзацу?
4. Можно ли редактировать стиль оформления оглавления, после того, как оно создано в документе?
5. Что необходимо сделать, чтобы в оглавлении отразились данные о вставленном фрагменте в середине документа?
6. Если в режиме – Структура поменять местами главы в документе, то, как это отразится в оглавлении?
7. Что будет с заголовками разделов документа, которым назначены определённые стили, если выбрать из коллекции оглавлений шаблон, и применить его для создания оглавления?

Вернуться к началу темы