Практические занятия по дисциплинам:

ИНФОРМАТИКА и ИНФОРМАЦИОННЫЕ

ТЕХНОЛОГИИ В УПРАВЛЕНИИ

А.Н. Павлов

 

Тема 7. Работа с разделами документа Word

При работе с длинными документами необходим способ, позволяющий ограничить изменения, выполняемые в отдельных частях документа. Для этого существуют разделы. С их помощью можно, например, контролировать изменения формата списков и абзацев, создавать разную разметку для страниц, увеличивать или уменьшать величину полей страницы и её ориентацию, устанавливать различное содержание в колонтитулах.

Задание 1. Установить разделы документа.

Цель выполнения задания – научиться использовать вставку в документ начало раздела, как в середине страницы, так и в её начале.

Для каждой темы будем создавать новый раздел следующим образом:

• Открыть файл с отчётом. Установить курсор перед заглавием первого раздела. В строке меню открыть вкладку – Разметка страницы.
• Раскрыть окно с вариантами разрыва страниц и разрыва разделов, для чего, щёлкнуть по пиктограмме  в группе – Параметры страницы (рис. 1).

Рис. 1. Окно для выбора варианта разрыва в документе

• Выбрать команду: .
• Повторить операцию установки разделов для каждой темы в отчёте.
• Сохранить отчёт.

Задание 2. Изменить параметры одной страницы раздела.

Цель выполнения задания – научиться изменять ориентацию страниц в документе.

Для выполнения задания необходимо вставить файл Структура.docx с организационной диаграммой в отчёт. Найти страницу в отчёте с рисунком организационной диаграммы. Далее внутри раздела следует создать новый раздел следующим образом:

• Установить курсор перед рисунком организационной диаграммы (пример создания организационной диаграммы рассмотрен в теме 4, задание 1).
• Вставить разрыв со следующей страницы для нового раздела.
• Установить курсор после подписи под рисунком организационной диаграммы, и вставить разрыв раздела.

• Изменить ориентацию страницы с книжной ориентации на альбомную ориентацию. Раскрыть список пиктограммы – Ориентация.  (В группе – Параметры страницы, на вкладке – Разметка страницы), как показано на рисунке 2.

Рис. 2. Команды для выбора ориентации страницы

 

• Увеличить размеры рисунка организационной диаграммы. Проверить, можно ли после изменения положения и размеров рисунка, вносить коррекцию в диаграмму.
• Сохранить отчёт.

Задание 3. Создать текст с колонками внутри раздела.

Цель выполнения задания – научиться приёмам формирования текста в несколько колонок с последующим редактированием.

Существует несколько способов приведения текста с несколькими колонками. Мгновенно создать колонки в тексте позволяет инструмент , который находится на вкладке – Разметка страницы. Но, следует заметить, что результат, использования мгновенного преобразования текста в колонки не даёт эстетического удовлетворения пользователю. Поэтому целесообразно воспользоваться навыками форматирования текста, чтобы добиться желаемого результата. Работу необходимо выполнить над текстом описания резюме, который был вставлен в отчёт при выполнении темы 3, задание 1.

§  Откройте отчёт на той странице, где проводилась операция вставки и форматирования текста из файла: Rezume.docs или проведите операцию копирования текста из файла Rezume.docx в раздел отчёта.

§  Скопируйте этот текст в раздел отчёта Тема 7.

§  Выделите текст, а затем воспользуйтесь строкой , чтобы заполнить в окне Колонки необходимые параметры колонок (рис. 3).

Обратите внимание, что можно для каждой колонки установить собственную ширину, а так же можно весь документ представить в виде многоколоночного текста.

Рис. 3. Диалоговое окно Колонки, в котором задаются параметры колонок

 

• Отформатируйте колонки. В качестве примера, на рисунке 4 показано, как осуществить выравнивание текста по ширине в колонке и удалить большие разрывы между словами с помощью расстановки переноса слов.

Рис. 4. Использование автоматического переноса слов в колонках

 

• Осуществите смысловое разделение текста по колонкам, для чего следует воспользоваться командой вставки разрыва столбца в колонке (рис. 5).

Рис. 5. Вставка разрыва в строке колонки

 

• Проведите изменения ширины колонок и их количества, например, замените три колонки на две, но внесите отступы для красной строки абзацев, а также удалите разрывы в колонках.
• Сохраните отчёт.

Задание 4. Вставить колонтитулы в разделы документа.

Цель выполнения задания – научиться вставлять в документ колонтитулы с различным содержанием для каждого раздела.

Добавление в документ Word колонтитулов служит нескольким целям. Во-первых, наличие колонтитула в документе придаёт ему профессиональный вид оформления. Во-вторых, в колонтитулах располагают объекты и дополнительную информацию, которую не целесообразно помещать внутри текста на странице. Следует напомнить, что после выполнения задания 1 данной темы, в документе появились разделы. Зададим в колонтитулах каждому разделу своё название.

• Открыть в строке меню закладку – Вставка, на которой существует группа – колонтитулы.
• Щёлкнуть по значку  - Нижний колонтитул. Как видите, существует довольно большой набор шаблонов для заполнения колонтитула, а также стилей их описаний.
• Выбрать в окне строку с наименованием: . После щелчка по этой строке в документе появятся разделы на страницах, например, как показано на рисунке 6.

Рис. 6. Заготовка для ввода данных в нижний колонтитул

 

Обратите внимание, что в строке меню лента изменила своё содержимое, на которой появится вкладка: Конструктор, как показано на рисунке 7.

Рис. 7. Изменение содержимого ленты при открытии колонтитулов

 

Следует отметить, что верхний колонтитул можно создавать независимо от нижнего колонтитула. Кроме того, кнопка параметры отображается на вкладке Вставка. Содержание этой кнопки (Параметры) представлены на рисунке 8. Команды параметров применяются к первой странице документа, а в случае, когда делается книжный вариант материала, то в верхнем колонтитуле чётных страниц обычно указывается название книги, пособия, аналитического обзора и т.п., а на нечётных страницах указывается номер главы.

Рис. 8. Список команд параметров для колонтитулов

 

В поле колонтитула следует ввести текст, который даёт общее представление о документе и разделе документа, обычно колонтитулы имеют собственные стили заполнения. Разработчикам документов часто кажется, что проще всего ввести текст в колонтитул одного раздела, затем другого раздела и т.д. На самом деле, правильнее будет, если заранее создать стиль заполнения колонтитула и некоторую «болванку» для изменения, в зависимости от наименования раздела. Затем заполнить все страницы документа экспресс-стилем, а уже потом, провести коррекцию данных для каждого раздела. Рассмотрим, как выполнить такую работу.

• В нижнем колонтитуле наберите текст, который в дальнейшем будет стандартным блоком экспресс-стиля. В качестве примера на рисунке 9 показано заполнение нижнего колонтитула, состоящего из нескольких элементов:

ð прямая линия;

ð тест с наименованием работы;

ð порядковый номер темы;

ð дата заполнения.

Рис. 9. Пример заполнения нижнего колонтитула

 

• Выделите содержимое нижнего колонтитула, задайте формат тексту (например, шрифт 10pt), а затем создайте с помощью организатора стандартных блоков экспресс-стиль, как это было выполнено в теме 2, задание 5, при использовании команды:  .
• Установите курсор в нижний колонтитул следующего раздела, а затем воспользуйтесь на вкладке – Конструктор пиктограммой – Экспресс-блоки (рис. 10), откройте окно – Стандартные блоки (рис. 10), найдите и выделите созданный ранее стиль нижнего колонтитула. Ранее, было дано описание создания нового блока, который был сохранён в созданной категории под именем – Мои стили.  

Рис. 10. Использование готового блока для вставки в колонтитул

 

Обратите внимание, что в меню на ленте с вкладкой – Конструктор, в группе переходы, имеется три команды, которые представлены на рисунке 11.

Рис. 11. Расположение команд в группе Переходы на кладке Конструктор

 

Команды – Предыдущий раздел и – Следующий раздел, соответственно, позволяют установить курсор в колонтитуле либо на начале предыдущего раздела, либо на начале следующего раздела. Если нажать на команду – Как в предыдущем разделе, то автоматически на всех страницах раздела появится текст, размещённый в колонтитулах страниц предыдущего раздела. Понятно, что если необходимо в каждом разделе создавать собственный колонтитул, то необходимо следить, чтобы команда – Как в предыдущем разделе, была не активной.

• Проведите манипуляции с расстановкой текстовых фрагментов, объектов и полей в верхних и нижних колонтитулах отчёта.
• Сохраните отчёт после выполнения всех работ.

В дальнейшем, при дополнении новых разделов в документ отчёта используйте технологию создания колонтитулов. Обратите внимание на то, что в начальных установках Word для колонтитулов отводится определённое место (1,25 см. снизу и сверху листа), поэтому, если задать в поле колонтитула большой размер текста, то произойдёт автоматическое расширение поля, а текстовая часть со страницы будет перенесена на следующую страницу. Перед разработкой документа или по ходу его создания, можно назначить собственные размеры колонтитулам сверху и снизу. Для этого следует воспользоваться командами группы – Положение на вкладке – Конструктор (рис. 12).

Рис. 12. Окна для установки размеров колонтитулов

 

 

 

Вопросы для самоконтроля

1. Документ можно разделять на разделы, чем это вызвано?
2. Как внутри документа изменить ориентацию страницы книжную на альбомную страницу, а затем продолжить работать с книжной ориентацией страниц?
3. Как изменить фрагмент текста в две и более колонок?
4. Если создано несколько колонок текста, то, как форматировать текст внутри одной колонки?
5. Чем отличается работа с верхним колонтитулом от работы с нижним колонтитулом?
6. Как создать различающиеся между собой колонтитулы для разных страниц документа?
7. Можно ли в колонтитулах располагать объекты?
8. Как использовать стандартные блоки колонтитулов?

 Вернуться к началу темы