ИНФОРМАТИКА и ИНФОРМАЦИОННЫЕ

ТЕХНОЛОГИИ В УПРАВЛЕНИИ

А.Н. Павлов

Тема 6. Создание и управление стилями

Операции форматирования распространяются на отдельные символы, абзацы, заголовки, списки, страницы документа, разделы документа и на документ целиком. Смысл форматирования – придать документу вид оригинал-макета для печати материала, а также для организации автоматизации работы, как с отдельными элементами документа, так и с документов в целом. Для освоения приёмов форматирования документа и его частей, следует выполнить задания, которые позволяют на практике увидеть пользу форматирования.

Задание 1. Создать стиль заголовков в документе Word.

Цель выполнения задания – научиться проводить операции подготовки к созданию стиля в новом документе.

В Word термин стиль определяет набор объединённых под одним названием команд форматирования. Чтобы применить стиль, нужно выделить блок текста, который требуется отформатировать или расположить курсор в новом абзаце, а затем выбрать стиль из раскрывающегося списка на панели инструментов вкладки – Главная, группа – Стили. Если заранее создать стиль (стиль пользователя), то всё форматирование осуществляется одним щелчком мыши. Сложный документ состоит из нескольких разделов, которые имеют заголовки, а внутри появляются подразделы со своими заголовками. В текстовом редакторе Word имеются готовые шаблоны стилей, кроме того, пользователь осуществляет форматирование абзацев, отдельных строк и символов, всё это накапливается отдельных файлах. Если посмотреть набор стилей, которые находятся в Word, то становится довольно трудно ориентироваться. На рисунке 1 представлена группа – Стили, которая находится на вкладке – Главная.

Рис. 1. Отображение стилей в группе Стили на ленте меню Word

Если в группе Стили щёлкнуть по наклонной стрелке (в правом нижнем углу) , то будет раскрыто окно – Стили (рис. 2), в котором появляется команда: Очистить всё. Эта команда позволяет удалить все накопившееся стили в документе, а стили, созданные в виде шаблонов - останутся.

Рис. 2. Окно Стили, которые существуют на момент открытия документа Word

Пользователь всегда стремится создать собственные стили для форматирования некоторых элементов в документе, особенно это касается заголовков разделов документа. Отображение заголовков разных уровней стремятся представить собственными стилями, в качестве объекта, в котором будем изменять стили заголовков, выберем уже созданный файл с отчётом. Технологии создания стиля пользователем различны, рассмотрим их отдельно. Первая технология основана на использовании возможностей окна Стили, которая основана на использовании окна – Стили (рис. 2).

Воспользуемся окном – Стили и проведём создание общего стиля для заголовков названий тем в отчёте.

§ Открыть файл с отчётом – Отчёт.docx. Отчёт начинается с записи названия темы, в нашем случае, был введён заголовок: «Редактирование и проверка документа».

§ Выделить этот текст, в группе Стили щёлкнуть по значку - открыть окно стилей.

§ В открывшемся окне (рис. 2) нажать на пиктограмму - Создать стиль.

§ Приступить к заполнению окна Создание стиля (рис. 3). Для этого необходимо задать название, например, дадим название новому стилю – «Загол-темы», изменим размер шрифта на 14pt, жирный. Далее, воспользуемся кнопкой , чтобы установить отступы сверху и снизу.

Рис. 3. Окно для задания параметров стиля

§ Закрыть последовательно окна. Новый стиль появится на ленте в группе стилей, как показано на рисунке 4.

Рис. 4. Отображение созданного стиля на ленте меню Word

Применить созданный стиль для заголовков тем в отчёте очень просто. Найдите заголовок следующей темы в своём отчёте, как бы он не был отформатирован, установите перед заголовком курсор и щёлкните по окну стилей (рис. 4). Если необходимо создать новый заголовок следующей темы, то сначала на пустой строке установите курсор, а затем щёлкните по названию необходимого стиля, и начинайте ввод текста.

Рассмотрим вторую технологию создания стиля на примере разметки заголовка второго уровня в отчёте.

§ Открыть отчёт. Выделить заголовок второго уровня, в нашем примере: «Текстовый редактор», провести форматирование этого заглавия (установить шрифт, его размер, абзацные отступы и т.д.).

§ В группе Стили раскрыть список стилей, нажав на элемент - раскрыть список стилей.

§ Щёлкнуть по строке с командой .

§ В появившемся диалоговом окне – Создание стиля (рис. 5) ввести его название.

Рис. 5. Окно для задания имени стиля и внесения изменений в формат стиля

§ Если потребуется провести операцию коррекции, то нажать на кнопку , в противном случае, нажать на кнопку ОК.

Задание 2. Удалить стиль в документе.

Цель выполнения задания – освоить правила работы с большими документами, которые требуют единообразного представления абзацев и разделов.

Работая с большими документами, пользователь Word сталкивается с проблемой выбора необходимого стиля для определённых фрагментов, это происходит из-за того, что всё время хочется видоизменить внешний вид слова, строки, абзаца или заголовка. При этом пользователь осуществляет операцию форматирования фрагмента, продолжает вводить новые фрагменты, и опять их форматирует. Что бы избежать такой каши, целесообразно сначала осуществить ввод текста, а затем заняться его форматированием по разработанным принципам. Следовательно, целесообразно позаботиться об удалении ненужных стилей из общей таблицы. Например, созданный ранее стиль выделения заголовков под именем «Загол-темы», целесообразно удалить. Такая работа выполняется следующим образом:

§ Открыть диалоговое окно Стили, которое показано на рисунке 2.

§ Найти название стиля, которое следует удалить из списка. С правой стороны от выделенной строки щёлкнуть кнопкой мыши, чтобы раскрылся список с доступными командами, как показано на рисунке 6.

Рис. 6. Доступные команды пользователю при выполнении операции удаления стиля

§ Щёлкнуть по строке «Удалить Загол-темы», После выполнения этой команды, отмеченный стиль будет удалён полностью, а выделенный фрагмент, в соответствии с настройкой Word, будет размечен стилем – Обычный.

Обратите внимание на содержание строк в окне на рисунке 6. Например, строка с наименованием содержит подсказку, что в документе имеется три элемента (экземпляра), которые были размечены выделенным стилем.

§ Снова открыть окно – Стили, провести изменения в стиле для заголовка второго уровня.

Задание 3. Изучить правила работы с Инспектором стилей.

Цель выполнения задания – изучить правила работы с Инспектором стилей, составить краткое описание его возможностей с примерами использования различных режимов.

При создании нового документа целесообразно провести проверку настройки стилей, которые уже заложены в системе, а так же можно посмотреть стили, которые были созданы в предыдущей работе, но действие их распространяется на все документы Word (такую команду можно установить при создании нового стиля). В редакторах Word 2007/2010 внесён новый элемент под названием – Инспектор стилей. Это программная надстройка, которая даёт возможность пользователю «не бегать» по разным вкладкам, чтобы настроить параметры документа для работы. Задачей учащегося является – самостоятельно просмотреть все возможности, которые предоставляет Инспектор стилей. В качестве отправной точки по изучению и освоению возможностей инспектора стилей, выполните следующие действия:

§ В группе Стили щёлкните по пиктограмме . В открывшемся окне щёлкните по пиктограмме - Инспектор стилей, после чего откроется диалоговое окно, показанное на рисунке 7.

Рис. 7. Диалоговое окно – Инспектор стилей

§ Просмотрите подсказки к кнопкам, которые находятся на окне. Щёлкните по кнопке - Показать форматирование, после чего откроется окно (рис. 8).

Рис. 8. Окно для просмотра форматирования и внесения изменений, как отдельных элементов документа, так и его разделов

Обратите внимание, что в окне (рис. 9) появился раздел с наименованием – Форматирование выделенного текста. Если раскрыть значок «+», например для заголовка – Раздел, то будут отражены поля документа. Кроме того, имеется гиперссылка: Поля, если по ней щёлкнуть, то будет открыто диалоговое окно (рис. 9), в котором можно изменить параметры страницы, как для всего документа, так и для отдельных разделов документа. Простота работы с инспектором стилей заключается ещё и в том, что при открытом окне, можно щёлкать мышкой по любому фрагменту текста, а в окне инспектора всегда будет появляться подсказка, где стоит курсор, и какой стиль в данном месте используется для форматирования.

§ Проведите изменения параметров страницы, стилей представления абзацев в формате: Обычный.

§ Подготовьте в отчёте краткое описание действий пользователя при работе с Инспектором стилей.

Рис. 9. Окно для установки параметров страницы в документе

Вопросы для самоконтроля

В чём заключается смысл форматирования документа Word?
Как дать определение термину – стиль?
Каким образом можно создать собственный стиль и сохранить его для последующего использования в документе Word?
Можно ли уже созданному стилю, который сохранён в коллекции стилей, изменить наименование?
Какие шаги следует предпринять для удаления стиля из документа?
Можно ли при работе с документом иметь на экране окно – «Инспектор стилей»?

Вернуться к началу темы