Практические занятия по дисциплинам:

ИНФОРМАТИКА и ИНФОРМАЦИОННЫЕ

ТЕХНОЛОГИИ В УПРАВЛЕНИИ

А.Н. Павлов

Тема 3. Работа с внешними данными

Когда создаётся документ, то возникает необходимость вставлять в него фрагменты текста, таблицы, рисунки и графики или организовать ссылки на эти документы. Обращение к документам с информационными фрагментами, называют работой с внешними данными. Под внешними данными следует понимать информационные фрагменты и отдельные документы, которые непосредственно вставляются в документ или с ними организуется связь. Часто возникает задача не только копирования необходимых фрагментов, а задача их преобразования, так как внешние источники информации могут содержать данные в форматах, отличающихся от Word.

Задание 1. Вставить в документ фрагмент текста из внешнего документа Word

Цель выполнения задания – научиться выделять текстовые фрагменты в существующих больших документах, копировать их в другой документ и осуществлять комплексное форматирование абзацев.

Предположим, необходимо составить инструкцию по подготовке резюме, по которой претендент на занимаемую должность должен ориентироваться. Обычно такую работу выполняют методом сбора существующих материалов и адаптации их к деятельности той фирмы, которая собирается вести отбор кандидатов на вакантную должность. Задание будем выполнять в следующем порядке:

§  Откройте уже созданный документ – Отчёт.docx. В конце существующего текста создайте заголовок: Работа с внешними данными, а ниже создайте подзаголовок: Создание резюме.

§  Откройте существующий материал по созданию резюме, который находится в документе с именем – Rezume.docx.

§  Скопируйте определение, что подразумевается под словом Резюме (две первые строки), а затем вставьте в документ с именем – Отчёт.docx.

§  Проведите форматирование вставленного текста, в соответствии с форматом обычного текста в документе (Шрифт 12pt, Tyms New Roman, межстрочный интервал 1,5, отступ 0,75 см.).

§  Повторите операции копирования, вставки и форматирования фрагмента текста, который в документе Rezume.docx занимает последние четыре абзаца.

Обратите внимание, что вставленные фрагменты текста не только отличаются видом шрифта, а так же абзацы начинаются с различных позиций. Попробуйте самостоятельно выровнять начало абзаца по образцу, как это показано на рисунке 1 справа.

Рис. 1. Фрагмент текста, вставленный в документ до форматирования и после форматирования

§  Сохраните документ.

Задание 2. Вставить в документ фрагмент текста и преобразовать его в таблицу

Цель выполнения задания – научиться копировать текстовые фрагменты, переносить в другой документ, а затем преобразовывать текст в таблицу.

Табличное представление данных удобно для оформления самостоятельных фрагментов в виде отдельных блоков в документе. Пусть, необходимо в инструкции по созданию резюме, показать структуру материала, который должен заполнить претендент. Создадим такую таблицу.

§  Откройте документ – Rezume.docx. Выделите фрагмент текста, который начинается с пояснения, какую информацию, должно содержать резюме, а закончить выделение текста содержанием строки: личную подпись.

§  Скопируйте этот фрагмент в создаваемый отчёт.

§  Выделите вставленный фрагмент, откройте закладку – Вставка.

§  В группе – Таблица, откройте список  и выберите строку с наименованием: .

§  В диалоговом окне (рис. 2) установите параметры таблицы (Число столбцов – 2, Разделитель – знак двоеточия).

Рис. 2. Диалоговое окно для установки параметров таблицы

§  Нажмите на кнопку ОК.

Рис. 3. Текст, преобразован в таблицу

• Отформатируйте таблицу, которая представлена на рисунке 3. В первой строке необходимо объединить ячейки и выровнять заголовок по центру жирным шрифтом. Первая колонка таблицы, должна быть уже второй.

Обратите внимание, что знак разделителя в таблице не отображается на экране. Попробуйте в текст резюме вставить другой знак разделения столбцов, и представить таблицу в четыре столбца.

Задание 3. Вставить текст из файла

Цель выполнения задания – научиться сокращать количество операций при копировании текста из других документов, используя режим работы с объектами.

Текстовые файлы создаются для экономии памяти при передаче по сети, или формируются в результате использования приложений на различных языках программирования. Универсальным представлением таких файлов является формат с расширением .txt. Предположим, что пользователь получил файл с расширением Goods.txt. Конечно, его можно раскрыть в приложении Блокнот, а затем скопировать данные в документ Word. Лучше использовать возможности редактора Word, и вставлять данные из файла непосредственно в документ. Вставка текста из файла и преобразование его в таблицу осуществляется следующим образом:

§  Открыть новый документ и сохранить его, как: Вставка текста.docx. Сделать заголовок: Вставка текста из файла.

§  Раскрыть вкладку – Вставка, в группе Текст раскрыть пиктограмму .

§  В раскрывшемся списке выбрать строку , в окне Выбор файла найти файл , и нажать на кнопку: Вставить. После чего будет открыто окно с содержимым файла (рис. 4).

Рис.4. Отображение текстового файла в диалоговом окне

 

§  Выбрать установочные параметры кодировки текста (Windows), нажать на кнопку ОК.

В основном документе появится текст, который целесообразно преобразовать в таблицу, как это выполнялось в предыдущем задании. Самостоятельно проведите эту операцию. Обратите внимание, что разделителем столбцов таблицы следует выбрать символ – точка, который необходимо установить в диалоговом окне (рис. 3) в поле: Другой. После форматирования таблицы должна получиться таблица, представленная на рис. 5.

Рис. 5. Внешний вид таблицы после форматирования

Попробуйте вставить в документ Word документ с расширением .htm (веб-страница).

Задание 4. Объединить документы Word

Цель выполнения задания – освоить приём объединения нескольких однотипных документов (документов созданных в Word).

Когда имеется несколько документов Word, тогда появляется потребность в их объединении. Можно предложить несколько способов объединения документов. Намного проще воспользоваться технологией вставки текста из файла. Проведём эту операцию с двумя документами. Пусть в документ Отчёт.docx требуется добавить содержимое документа с именем: Вставка текста.docx. Последовательность операции объединения файлов заключается в следующем:

§  Открыть документ с именем Отчёт.docx.

§  Воспользоваться вкладкой – Вставка, группа – Текст,  строка команды , в диалоговом окне указать имя документа, который должен быть присоединён к основному документу с именем: Отчёт.docx.

§  Сохранить результаты объединения файлов, как документ Word с именем: Отчёт.

Как видите, использование указанной технологии не требует открывать документ, который будет подсоединяться к уже открытому основному документу.

Вопросы для самоконтроля

1. Что следует понимать под термином – «Внешние данные», и какое определение Вы можете сформулировать для этого термина?
2. Как правильно поместить в буфер обмена несколько абзацев из открытого документа, при условии, что между абзацами находятся другие фрагменты текста, которые не интересуют пользователя?
3. Какие условия необходимо соблюдать при преобразовании текстового фрагмента в несколько колонок в виде таблицы?
4. Можно ли вставлять текстовые фрагменты в документ Word, которые находятся в файлах с расширением, отличным от расширения файлов типа .doc?
5. Какие технологии объединения нескольких документов Word Вы можете предложить?
6. Какое средство предложено в редакторе Word для преобразования внешних данных?

 

 Вернуться к началу темы