Практические занятия по дисциплинам:

ИНФОРМАТИКА и ИНФОРМАЦИОННЫЕ

ТЕХНОЛОГИИ В УПРАВЛЕНИИ

А.Н. Павлов

 

Тема 2. Редактирование и проверка документов

Если документы предназначены не только для вашего личного пользования, следует убедиться, что они правильно написаны, логичны и убедительны. Средства редактирования обеспечивают технику быстрого выделения и редактирования по принципу «перетащи и отпусти». Часто требуется использовать стандартные блоки, которые вызываются и вставляются в нужное место в документе. Кроме того, в документе необходимо исправлять опечатки и грамматические ошибки.

Задание 1. Провести замену текстовых фрагментов в документе.

Цель выполнения задания – освоить приём замены текстовых фрагментов в документе, который был создан другим автором.

Откройте документ Word с именем - Task2.docx, скопируйте содержимое, вставьте в открытый документ с именем - Отчёт.docx. Допустим, необходимо заменить в документе слово Word на сочетание - Word 2010 (заменённый текст должен отображаться курсивом). Для выполнения операции Замена следует выполнить следующие действия:

§  Войти в режим Замена, дважды щёлкнув по кнопке  в строке состояния;

§  В открывшемся окне откройте вкладку: Заменить, и заполните соответствующие строки, как показано на рисунке 2.

Рис. 2. Окно для внесения изменений в текст документа

 

§  Нажать на кнопку , найти следующую кнопку . В раскрывшемся списке следует выбрать команду: Шрифт, а затем задать необходимые параметры шрифта для вновь вставляемого элемента (при замене слова или целого абзаца), например, шрифт задайте Times New Roman, 12pt, курсив;

§  Закрыть окно кнопкой ОК, а затем нажать на кнопку .

Обратите внимание на то, что при открытом документе в окне замены будут накапливаться те слова, которые необходимо заменить и те слова, знаки или выражения, которыми производится замена. Это может пригодиться при работе с документом, когда он расширяется или, когда к нему присоединяют другие документы.

Задание 2. Сохранить фрагмент текста и вставить в документ из экспресс-блока

Цель выполнения задания – научиться создавать в книге Word текстовые блоки (экспресс-блоки), которые будут использованы несколько раз для вставки в документ

Чтобы сэкономить время, а самое главное, стремление добиться того, чтобы в тексте появлялся фрагмент, всегда имеющий одно и то же оформление, целесообразно такой фрагмент или слово сохранить в галерее стандартных блоков, а затем выводить его в нужном месте. Такая операция требует подготовительных действий, рассмотрим их по порядку. Воспользуемся уже созданным файлом с именем – Отчёт.docx. Допустим, что в списке вопросов для самоконтроля необходимо вставить в фразу: (покажите на конкретном примере). Такую фразу можно один раз ввести, а затем скопировать и вставить в нужное место, но, представьте себе, что вопросы находятся на различных страницах в большом документе, следовательно, не целесообразно искать место, где

можно скопировать такую фразу, а затем её вставлять из буфера обмена. Проще создать собственный блок с наиболее часто встречаемыми словами или текстовыми фрагментами, а затем к нему обращаться. Существует два способа организации такой работы, рассмотрим первый вариант, который позволяет сохранять фрагмент в экспресс-блоке.

§  Откройте файл – Отчёт.docx. Введите в  конце первого вопроса фразу (покажите на конкретном примере), эта фраза уже отформатирована, выделите её.

§  Откройте вкладку – Вставка, в блоке – Текст найдите кнопку , и раскройте список, как показано на рисунке 4.

Рис. 4. Команды меню Экспресс-блоки

 

§  Выберите строку  Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков. После чего будет открыто диалоговое окно под именем – Создание нового стандартного блока, которое показано на рис. 5.

Рис. 5. Диалоговое окно для создания нового стандартного блока

 

§  Ничего не изменяя в диалоговом окне, нажмите на кнопку ОК.

§  Сохранить документ с наименованием – Отчёт.docx.

Задание 3. Вставить стандартный блок в документ из раздела – Экспресс-блоки

Цель выполнения задания – научиться использовать заранее созданные экспресс-блоки при подготовке документа, в котором требуется вводить одни и те же текстовые фрагменты.

Можете приступать к вводу фрагмента текста из стандартного блока в нужные места документа. В нашем случае, дополним вопросы 2, 4, 6 и 9 готовой фразой в документе с именем – Отчёт.docx. Для чего следует выполнить следующие действия:

§   Установить курсор в нужном месте.

§  Щёлкнуть на: вкладке – Вставка, в группе – Текст, по кнопке – Экспресс-блоки. В результате будет открыто окно с созданным фрагментом (рис. 6). Скопируйте это окно и вставьте в свой отчёт. Обычно вставка отдельного элемента с экрана осуществляется операцией вырезания. Для этого, образ экрана передают в графический редактор Pint (он находится в группе программ – Служебные). Затем выделяют необходимый фрагмент, помещают в буфер обмена, и вставляют в нужное место на странице документа Word.

Рис. 6. Отображение фрагмента текста в экспресс-блоке

 

§  Щёлкните по текстовому фрагменту в окне, после чего он появится в заданном месте. Выполните эту операцию для строк с номерами вопросов 3,4,7,9.

§  Сохранить документ – Отчёт.docx.

Задание 4. Создать стандартный блок в новой коллекции для хранения текстовых фрагментов

Цель выполнения задания – научиться создавать стандартные блоки, содержащие большой объём информации, и сохранять в коллекции стандартных блоков.

Когда работают с большим документом, тогда целесообразно создавать собственную коллекцию фрагментов часто повторяющихся текстов, чтобы можно было их выбирать из одного места. Технология создания собственной коллекции аналогична технологии создания экспресс-блоков, тем не менее, рассмотрим некоторые отличия на следующем примере. Допустим, создаётся пособие, состоящее из большого количества разделов, в конце каждого раздела требуется создать подзаголовок, например, подзаголовок с наименованием: Вопросы для самоконтроля. Наверное, первый раз такой подзаголовок вводится с клавиатуры, форматируется (задаётся стиль его представления). Для выполнения задания воспользуемся уже готовым текстом, который отражён в файле с именем – Отчёт.docx. Порядок создания собственной коллекции стандартных блоков заключается в следующем:

§  Выделить блок с текстом (в данном задании следует выделить подзаголовок – Вопросы для самоконтроля).

§  Открыть: вкладку – Вставка, в блоке – Текст щёлкнуть по пиктограмме Экспресс блоки, в раскрывшемся списке выбрать строку с командой , и щёлкнуть по ней левой клавишей мыши.

§  Заполнить окно – Создание нового стандартного блока. Для чего: а) раскрыть список – Коллекция; б) из списка выбрать – Настраиваемый 1; в) в строке с наименованием – Категория, выбрать из раскрывающегося списка строку с наименованием – Создать категорию.

§  В диалоговое окно (рис. 7) ввести название категории (в рассматриваемом примере, введено слово – Заголовок).

§  В поле с наименованием – Описание, вводится то, что будет высвечиваться в виде подсказки

Рис. 7. Диалоговое окно для ввода заголовка категории

 

§  Закрыть окно – Создание нового стандартного блока, кнопкой ОК, на рисунке 8 показано заполненное окно для создания нового блока.

Рис. 8. Заполненное окно с именем категории, которое выбрал пользователь

 

§  Попробуйте создать новый стандартный блок, содержащий рисунок и несколько строк текста.

§  Сохраните документ с наименованием – Отчёт.docx.

Задание 5. Вставить стандартный блок из категории пользователя.

Цель выполнения задания – научиться находить в коллекции стандартных блоков тот блок, который необходимо, и вставлять в различные документы Word.

Для того чтобы использовать блоки с информацией, которые сохраняются в отдельной категории, необходимо выполнить следующие действия:

§  Установить курсор в том месте документа, куда будет вставлен фрагмент стандартного блока из категории пользователя (в нашем примере, откройте файл – Отчёт.docx, и установите курсор после перечня всех вопросов).

§  Раскрыть пиктограмму , и выбрать строку с командой  . После чего будет открыто окно с наименованием – Организатор стандартных блоков (рис. 9).

§  В списке выбрать строку с содержимым блока. Легче найти сначала наименование категории (при создании блока ей присвоили имя – Заголовок).

§  Выделить строку щелчком мыши.

§  Нажать на кнопку  , если потребуется вставить этот блок в другом месте, то следует повторить перечисленные операции.

§  Сохранить документ с именем – Отчёт.docx.

Обратите внимание, что стандартный блок, сохранённый в коллекции с новым именем, будет доступным из всех документов Word, которые будут открываться на данном рабочем месте. Проверьте, для чего достаточно открыть новый документ Word, а затем в него вставить, созданный вами стандартный блок.

Рис. 9. Окно – Организатор стандартных блоков

 

Задание 6. Вставить в документ текущую дату и время

Цель выполнения задания – научиться использовать стандартное средство для вставки в документ фиксированных значений даты и времени, а так же текущего значения даты и времени.

Одним из самых простых способов вставить текущую дату и время в документ – использовать кнопку   в группе Текст на вкладке Вставка. Можно вставить информацию как обычный текст или как поле. Поле применяется тогда, когда необходимо отмечать дату работы с документом, а представление даты в виде текста даёт фиксированное значение даты на момент создания документа. Решение задания будем осуществлять с использованием готового документа, который находится в файле – Отчёт.docx.

§  Поместить курсор в место, в которое нужно вставить дату и время. В рассматриваемом примере, установите курсор в правый верхний угол открытого документа.

§  На вкладке Вставка в группе Текст щёлкнуть на кнопке Дата и время.

Рис. 10. Диалоговое окно для выбора формата представления даты и времени

 

§  В открывшемся окне (рис. 10) выберите формат представления даты и времени.

§  Поставить флажок в поле – Обновлять автоматически.

§  Щёлкнуть по кнопке ОК.

Повторите операцию вставки даты в документ, но уже с тем условием, чтобы дата отражала только момент создания документа. Для установки даты в виде фиксированного текста, следует выполнить следующее:

§  Установить курсор в документе там, где это необходимо. В документе Отчёт.docx установите курсор в самом низу страницы.

§  Откройте кнопкой  диалоговое окно, выберите формат представления даты.

§  Уберите флажок из поля – Обновлять автоматически.

§  Нажмите кнопку ОК.

§  Сохраните документ.

Следует напомнить, что после того, как в документ будет вставлен текст или поле с датой и временем, их можно форматировать по своему усмотрению, как обычный текстовый материал.

Вопросы для самоконтроля

1. Какими возможностями обладает окно – Найти и заменить, которое можно открыть в режиме – Замена?
2. Можно ли при замене фрагментов текста в документе Word задавать новым фрагмента собственный формат?
3. Какими способами можно автоматизировать работу пользователя, в случае потребности многократного ввода одного и того же текста?
4. Чем отличаются режимы создания экспресс-блока от режима создания стандартного блока?
5. Каким образом можно создать коллекцию стандартных блоков в документе Word?
6. Какова зона действия содержимого экспресс-блока и стандартного блока при работе с документами Word?

 Вернуться к началу темы