Практические занятия по дисциплинам:

ИНФОРМАТИКА и ИНФОРМАЦИОННЫЕ

ТЕХНОЛОГИИ В УПРАВЛЕНИИ

А.Н. Павлов

 

Тема 11. Дополнительные возможности Word

Задание 1. Вставить закладки в текст документа Word

Цель выполнения задания – освоить технологию встраивания закладок в документ.

Когда создаётся большой документ, тогда возникает необходимость организовать перемещение по документу от одного блока или раздела к другому. Полезным средством Word являются закладки. Технология создания закладки заключается в следующем: сначала необходимо сделать отметку в документе, куда следует вернуться, а затем определяют место – откуда необходимо попасть на данную закладку. Организуем перемещение в документе с именем Отчёт.docx с конца просмотренной темы к началу оглавления.

§  Открыть документ Word с наименованием – Отчёт.docx.

§  Открыть раздел документа с оглавлением, установить курсор перед словом – ОГЛАВЛЕНИЕ (чтобы удобнее было работать, разделите окно документа на две части, для выполнения этой операции на вкладке – Вид щёлкните по пиктограмме ).

§  На вкладке – Вставка в группе – Связи щёлкнуть по пиктограмме . В открывшемся окне (рис. 1) ввести имя закладки, например, М1, а затем нажать на кнопку .

Рис. 1. Окно с созданной закладкой в документе

 

Обратите внимание на то, что, во-первых, после нажатия на кнопку  окно Закладка будет закрыто, во-вторых, имя закладки должно начинаться всегда с буквы.

§  Переместиться в конец раздела документа темы 1 (можно выбрать любой раздел), установить курсор на последней строке раздела, ввести текст, например, Вернуться к оглавлению.

§  Выделить введённый текст, а затем либо нажать на пиктограмму , либо щёлкнуть правой клавишей мыши, чтобы выбрать команду – Гиперссылка. Воспользуйтесь окном для установки гиперссылки к необходимому месту в документе, как показано на рисунке 2.

Обратите внимание, что после того, как в окне – Вставка гиперссылки будет выбрана пиктограмма , появится имя закладки (в примере имя закладки – М1) и кнопка , при нажатии на которую, откроется окно для ввода текста подсказки. Заполните это окно произвольным текстом, например, как показано на рисунке 2.

 

§  Закрыть окно с текстом подсказки, выделить имя закладки, после чего нажать на кнопку  в окне – Вставка гиперссылки.

 

Рис. 2. Вставка гиперссылки в местном документе

 

• Выполнить операцию вставки гиперссылки возврата из конца каждого раздела к началу оглавления.
• Сохранить отчёт.

Обратите внимание, что при работе с Word всегда следует стремиться к автоматизации своих действий. Поэтому, целесообразно готовый текст  поместить в область экспресс блоков, как это делали в Задание 2 Тема 2, а затем переходить к концу каждого раздела в отчёте, и вставлять готовый текст с гиперссылкой из раздела – Экспресс-блоки.

            В качестве самостоятельной работы, попробуйте расставить закладки в документе для перехода из конца раздела к его началу, причём вместо текста, который указывает на возврат к началу раздела, внедрите рисунок в виде стрелки, кнопки и т.п.

Задание 2. Создать алфавитный указатель для документа

Цель выполнения задания – научиться создавать список терминов с указанием их местоположения в документе.

            Когда создаётся длинный документ, освещающий много различных тем, то у читателя возникают вопросы, по поводу быстрого нахождения раздела, в котором даётся определение термину или приводится описание использования каких-либо правил выполнения работы. Средствами Word можно построить указатель, в котором собраны основные термины, используемые в документе с пометкой номеров страниц, к которым можно обратиться за разъяснениями. Обычно, термины располагаются в указателе в алфавитном порядке. Как правило, алфавитный указатель помещают в конце документа. Подготовка указателя ведётся поэтапно.

• Выделить в документе слово или группу слов для размещения в указателе.
• На вкладке – Ссылки нажать на пиктограмму , после чего будет открыто окно – Указатель, как показано на рисунке 3.

Рис. 3. Окно для настройки указателя

 

• Выбрать формат представления указателя (на рис. 3 предложен формат – Строгий).
• Нажать на кнопку , после чего появится окно с именем – Определение элемента указателя. В строке – основной будет отображено слово или группа слов, которые передаются в указатель (рис. 4.). В строку – дополнительный, можно ввести аналогичное слово или его синоним. Напомним, если воспользоваться кнопкой  в окне – Определение элемента указателя, то автоматически будут расставлены коды с индексами для всех слов или словосочетаний, заданные в полях.

Обратите внимание, что часто слова встречаются в тексте одни и те же, но с разными окончаниями. Для того чтобы в указателе были проставлены ссылки (номера страниц где расположены эти слова), целесообразно вводить коррекцию в поле – основной, а именно – изменять окончание или сокращать слово до корня.

§  После того, как будет выполнена операция – Пометить (присваивание индекса выделенным словам в тексте документа), нажать на кнопку .

Рис. 4. Окно – Определение элемента указателя

 

Например, если фраза, представленная на рисунке 5 (текст выделен зелёным цветом: вид списка) будет помещена в указатель, то Word вставляет, как невидимый текст код XE и выделенное слово или фразу для указателя (на рисунке код для указателя выделен жёлтым цветом в фигурных скобках).

Рис. 5. Фрагмент текста, занесённый в указатель

 

Обратите внимание, что тексты, которые заносятся в указатель можно увидеть при просмотре документа, нажав на символ . Имейте в виду, что отображение сведений, которые передаются в указатель, изменяют разметку документа, поэтому отмените действие этого символа, и тогда всё встанет на свои места. Кроме того, текст, который отображается в фигурных скобках можно править непосредственно в документе. Например, можно заменить в слове первую букву с прописной на заглавную букву или изменить шрифт всего текстового фрагмента.

            Пополнять указатель можно постепенно, используя на вкладке – Ссылки пиктограмму , после нажатия на которую, будет открыто окно – Определение элемента указателя, аналогично тому, которое представлено на рисунке 4, но с незаполненными полями. Прежде чем нажать на пиктограмму – Пометить элемент, следует установить текстовый курсор в необходимом месте, а затем в раскрывшемся окне заполнить поле – основной и при необходимости остальные. Следует иметь в виду, что такой приём удобен при указании на рисунки, на которых может быть отражено символическое изображение слова.

• Выполнить шаг создания алфавитного указателя в документе. Для этого достаточно установить текстовый курсор в новом разделе документа (желательно в конце документа), открыть окно – Указатель, нажав на пиктограмму  , а затем нажать на кнопку  в окне – Указатель (рис. 3). В итоге будет сформирован указатель, пример которого представлен на рисунке 6.

Рис. 6. Пример созданного алфавитного указателя

 

Задание 3. Откорректировать алфавитный указатель для документа

Цель выполнения задания – научиться вносить коррекцию в созданный указатель.

            Довольно трудно сформировать стратегию формирования указателя, так как разработчик не всегда уверен, что для пользователя потребуется при поиске разделов документа, в котором используются те или иные термины. Поэтому, после того как сформирован начальный вариант указателя, необходимо его привести к состоянию удобочитаемости и логичности. Обратите внимание на созданный указатель, который представлен на рисунке 6. Внимание привлекают ошибки, которые были допущены на стадии формирования алфавитного указателя. Попробуем рассмотреть некоторые типовые ошибки и обсудить шаги по их устранению.

            Пример устранения первой ошибки. В алфавитном указателе ключевое слово – Закладки не имеет ссылок на страницы в документе. Для исправления ошибки целесообразно выполнить следующие действия:

• Установить текстовый курсор в начале документа.
• На ленте меню во вкладке – Главная (в группе – Редактирование) воспользоваться инструментом .
• Задать поиск слова: Закладки.
• Выделить это слово в тексте, а затем воспользоваться пиктограммой .
• В открывшемся окне – Определение элемента указателя (рис. 4) изменить в поле – основной первую букву на заглавную, а в поле - Формат номера страниц, поставить отметку – Курсив, и закрыть окно.

Пример устранения второй ошибки. В алфавитном указателе (рис. 6) встречаются две записи (стандартного блока и стандартный блок). Такого рода ошибки называют -  логическими ошибками, т.к. совершенно очевидно, что если стремятся показать все возможные сочетания слов, то их надо вынести на второй уровень представления, т.е. указывать в поле – дополнительный, окна – Определение элементов указателя. Действия разработчика при исправлении подобного рода ошибок заключаются в следующем:

• Запустить поиск записи «Стандартного блока» в тексте документа.
• Удалить коды ссылок на указатель.
• Запустить поиск записи «Стандартный блок».
• Добавить в поле – дополнительный в окне – Определение элементов указателя выражение – «стандартные блоки».
• Обновить указатель.

Задание 4. Вставить в документ перекрёстные ссылки

Цель выполнения задания – освоить технологию установки ссылок в документе к конкретному фрагменту текста, рисунку или абзацу.

            При работе над длинным документом, в одной части которого регулярно приходится ссылаться на другую, используют перекрёстные ссылки. Word позволяет ссылаться на различные элементы документа: заголовки, разделы, сноски и закладки. Перекрёстные ссылки распространяются только на текущий документ. Попробуем воспользоваться уже готовой гиперссылкой внутри документа, которая позволяет возвращаться к началу оглавления (это метка М1). Технология создания перекрёстных ссылок заключается в следующем:

§  Открыть текущий документ, например, Отчёт.docx.

§  Установить текстовый курсор в нужном месте, на вкладке – Вставка в группе – Названия щёлкнуть по пиктограмме , после чего появится окно – Перекрёстные ссылки, в котором потребуется выбрать объект для ссылки и обозначение этой ссылки в документе (рис. 7).

§  Выбрать в качестве типа ссылки – Закладка. В рассматриваемом примере, создана одна закладка, которая отображена на рисунке 7, на самом деле, в документе может быть много закладок, поэтому следует выделить необходимую закладку.

§  В поле окна – Вставить ссылку на:, можно выбрать: Выше/ниже.

§  Нажать на кнопку , а затем нажать на кнопку - Закрыть.

§  Сохранить документ.

выше

            Обратите внимание, что в тексте документа появится слово «Выше» (рис. 8), которое является гиперссылкой, позволяющей выполнить те же действия, что и при создании закладки и гиперссылки для перехода к ней.

 

Рис. 7. Окно для выбора объекта в качестве перекрёстной ссылки

 

Рис. 8. Отображение наименования перекрёстной ссылки в документе

 

            В качестве расширения своих знаний по использованию перекрёстных ссылок в документе, попробуйте создать тип ссылки – Абзац, и убедиться, что иногда проще пользоваться указанным инструментом для осуществления навигации в длинном документе, чем использовать аппарат установки меток (закладок) и гиперссылок.

Вопросы для самоконтроля

1.      Для чего используют закладки в документах Word?

2.      Какова последовательность создания закладки в документе?

3.      Можно ли текст закладки размещать в разделе – Экспресс-стили, как это сделать?

4.      Чем помогает пользователю большого документа указатель?

5.      Как создать указатель с основными и дополнительными элементами?

6.      Можно ли увидеть ссылки к указателю в тексте документа, как исправить ссылку в указателе?

7.      Для чего используют перекрёстные ссылки в больших документах, как их устанавливают?

 Вернуться к началу темы